Buchhaltung während der Insolvenz in Eigenverwaltung: Das sollten Unternehmer beachten

Während eines Insolvenzverfahrens in Eigenverwaltung müssen Unternehmen zwei parallele Buchhaltungen führen: Die handelsrechtliche Buchhaltung so wie bisher. Und zusätzlich die Insolvenzbuchhaltung. Das ist eine einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, die insbesondere dazu dient, die Liquidität zu überwachen.

Handelsrechtliche Buchhaltung

Führen Sie Ihre normale Buchhaltung (wie vor dem Insolvenzverfahren) einfach weiter. Es ist keine Änderung nötig. Sie müssen keinen neuen Buchungskreis anlegen oder etwas trennen. Alles bleibt, wie es ist.

Insolvenzbuchhaltung

Während der Eigenverwaltung kommt eine zweite, einfache Buchführung hinzu: eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Diese erstellen wir gemeinsam zu Beginn des Verfahrens. Dafür brauchen Sie keine neue Software – wir nutzen einfach Excel. Die Insolvenzbuchhaltung bildet nur ab, was auf den Firmenkonten passiert (was reinkommt und was rausgeht). Die Einnahmen und Ausgaben Rechnung spiegelt den Verlauf der Geschäftskonten in Ihrem Unternehmen.

Wichtige Hinweise zur Steuernummer

• Neue Steuernummer erst im Hauptverfahren: Wenn das Gericht das Hauptverfahren eröffnet, erhalten Sie eine neue Steuernummer. Erst ab diesem Zeitpunkt buchen Sie unter der neuen Nummer. Vorher – also in der vorläufigen Eigenverwaltung – verwenden Sie weiter die alte Steuernummer.
• Keine neue Steuernummer im vorläufigen Verfahren: Einige Finanzämter vergeben fälschlicherweise bereits während des vorläufigen Insolvenzverfahrens eine neue Steuernummer. Dies ist unzulässig. Sie sollten solche Fehlzuweisungen aktiv zurückweisen. Wichtig: Nach Abschluss des Sanierungsverfahrens (z. B. per Insolvenzplan) ändert sich die Steuernummer nicht mehr. Eine gesonderte „Massesteuernummer“ gibt es nicht.
• Gleiches gilt für die Betriebsnummer: Neben der neuen Steuernummer benötigen Sie auch eine neue Betriebsnummer ab Eröffnung des Hauptverfahrens. Die Betriebsnummer beantragt üblicherweise der Steuerberater oder Sie machen das selbst beim Betriebsnummernservice. Unter der neuen Betriebsnummer erhält Ihr Unternehmen wieder Unbedenklichkeitsbescheinigungen zur Vorlage bei Ihren Auftraggebern.

Umsatzsteuer und Vorsteuer berichtigen

Im Rahmen des unterjährigen Jahresabschlusses zum Stichtag der Eröffnung des Hauptverfahrens müssen auch Umsatzsteuer und Vorsteuer berichtigt werden. Beispiel: Eine Leasingrate wird am Monatsanfang gebucht, aber aufgrund des Verfahrensbeginns am 15. des Monats nicht bezahlt. Die in Anspruch genommene Vorsteuer aus dieser Leasingrate muss später korrigiert werden, da keine tatsächliche Zahlung erfolgt ist. Diese Anpassungen werden in der Regel von Ihrem Steuerberater durchgeführt. Sie müssen sich zu Beginn des Verfahrens hierum nicht aktiv kümmern.

Zusammenfassung – Ihre Checkliste

• Handelsrechtliche Buchhaltung unverändert weiterführen.
• Neue Steuernummer ab Eröffnung des Hauptverfahrens verwenden.
• Einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnung als Insolvenzbuchhaltung erstellen.
• Umsatzsteuer-Berichtigungen erfolgen im Rahmen des unterjährigen Jahresabschlusses durch Ihren Steuerberater.